Quan cada àrea manté la seva pròpia versió dels clients, els proveïdors o les adreces, els indicadors deixen de ser comparables i ningú no es fia de les dades. La resposta clàssica és un projecte de gestió de dades mestres (MDM), llarg i car. Hi ha un camí més progressiu: declarar fonts d'autoritat sobre les entitats més importants i governar-les.
Quatre tipus de dades
| Tipus | Què és | Exemples | Volatilitat |
|---|---|---|---|
| Mestres | Entitats compartides per diversos processos, amb cicle de vida propi | Persones, clients, immobles, proveïdors | Baixa |
| De referència | Valors estables que classifiquen o codifiquen altres dades, sovint d'estàndards externs | Carrerer, codis INE, CNAE, catàleg de productes | Molt baixa |
| Transaccionals | Fets que es generen en executar els processos | Comandes, factures, sol·licituds, incidències | Alta |
| Analítiques | Dades derivades per analitzar i decidir | Indicadors, quadres de comandament | Mitjana |
Què és una font d'autoritat
És el conjunt de dades reconegut com a única referència corporativa per a una entitat: té una qualitat contrastada, un origen traçable i els usuaris l'utilitzen de debò en lloc de còpies. No és un sistema nou, sinó una condició que es reconeix a un conjunt de dades existent.
Els set criteris
| Criteri | Què significa | Com es comprova |
|---|---|---|
| Qualitat contrastada | Compleix nivells acceptables en les dimensions de qualitat | Regles de qualitat actives i indicadors |
| Origen traçable | Se'n coneixen el sistema d'origen, el procés, la freqüència i les transformacions | Llinatge publicat al catàleg |
| Responsables assignats | Té propietari i administrador de la dada | Fitxa de l'actiu al catàleg |
| Definició única | Cada concepte és al glossari i l'han validat els qui el fan servir | Terme aprovat al glossari |
| Ús efectiu | Es fa servir en lloc de còpies o fonts paral·leles | Usos documentats al llinatge |
| Manteniment actiu | Hi ha un procés viu d'actualització i correcció | Freqüència i històric d'incidències |
| Aprovació formal | La seva declaració l'ha aprovada l'òrgan de govern | Registre de fonts d'autoritat |
Com es declara
- Candidats: conjunts de dades amb la mateixa entitat en diversos sistemes, o amb necessitat d'ús compartit.
- Anàlisi comparativa: cobertura, qualitat, actualització, govern i usuaris de cada font.
- Avaluació respecte als criteris. Si la millor candidata no els compleix tots, es defineix un pla d'adequació amb fites.
- Proposta: entitat, conjunt de dades, justificació, alternatives descartades i impacte en els usos actuals.
- Aprovació al comitè de govern de les dades.
- Publicació: es marca al catàleg com a font d'autoritat i s'actualitza el glossari.
- Transició: s'acompanya, amb calendari, els qui feien servir fonts paral·leles.
- Revisió anual o davant de canvis rellevants.
El cicle de vida d'una dada mestra
Les dades mestres necessiten manteniment continu i es distribueixen per referència, no per còpia: qui les fa servir accedeix a la font (vistes compartides, serveis interns) en lloc de replicar-la.
| Fase | Què es fa |
|---|---|
| Definició | Significat, atributs obligatoris, regles de validació i criteris d'unicitat |
| Alta | Crear registres després de comprovar que no existeixen ja |
| Modificació | Actualitzar deixant rastre de cada canvi |
| Qualitat | Regles contínues de completesa, unicitat i integritat referencial |
| Ús | Publicar per a ús per referència |
| Baixa lògica | Marcar com a inactiu, sense esborrar |
| Eliminació | Esborrat físic només quan ho exigeixi la protecció de dades o la política de conservació |
On viuen
Les dades mestres d'un domini es queden en aquest domini, sota el seu propietari. Les transversals sense un domini clar, i les dades de referència externes, es gestionen en un domini de govern de les dades. Al catàleg n'hi ha prou amb un atribut «Font d'autoritat» (amb data i òrgan d'aprovació), un atribut «Tipus de dada», el terme del glossari enllaçat a la font i el llinatge per veure qui la fa servir.
Un exemple: la dada única de client
Una empresa té clients a l'ERP, al CRM, a l'eina de facturació i en un full de càlcul de l'àrea comercial. Quan la direcció pregunta «quants clients actius tenim», cada àrea dona una xifra diferent.
- Candidats: ERP i CRM.
- Anàlisi comparativa: l'ERP té tots els clients que facturen, amb NIF validat; el CRM té més contactes, però molts són potencials i hi ha duplicats.
- Avaluació: l'ERP compleix gairebé tots els criteris, però li falta un responsable formal i la definició de «client actiu» no és al glossari.
- Pla d'adequació: nomenar propietari (direcció financera) i administrador, acordar la definició («client amb almenys una factura en els darrers 12 mesos») i activar regles d'unicitat del NIF.
- Aprovació i publicació: el comitè declara l'ERP font d'autoritat de clients.
- Transició: el CRM passa a enllaçar els seus comptes amb el codi de client de l'ERP, i el full de càlcul desapareix.
Resultat: una sola xifra de clients actius, traçable i amb algú que en respon.
Com s'integren les fonts
Cada integració fa servir un patró acordat, i les excepcions es justifiquen:
| Patró | Latència | Ús típic |
|---|---|---|
| Per lots (ETL/ELT) | Hores o diària | Aplicacions de gestió i fitxers; el patró per defecte |
| Flux d'esdeveniments | Segons o minuts | Sensors i plataformes en temps real |
| API sota demanda | Sota demanda | Consultes puntuals a serveis de tercers o altres administracions |
| Replicació de canvis (CDC) | Minuts | Bases de dades que han d'estar sincronitzades |
| Virtualització | Sota demanda | Casos puntuals, sense copiar les dades |
| Incorporació documental | Per lots o esdeveniments | Gestors documentals i bases de coneixement per a IA |
I cap integració no entra en servei sense un acord d'accés a la dada amb el responsable del sistema d'origen: quines dades, amb quin patró i freqüència, quin esquema i versió, quina sensibilitat i restriccions, quina disponibilitat i com es comuniquen els canvis.
Quan sí que val la pena un MDM
Declarar fonts d'autoritat resol la majoria dels casos. Una eina de gestió de dades mestres té sentit quan:
- la mateixa entitat es crea en diversos sistemes alhora i cal fusionar registres (identificar que dos clients són el mateix);
- cal un flux d'aprovació per donar d'alta o modificar registres mestres;
- el volum de duplicats i correccions manuals és tan alt que no es pot gestionar amb regles;
- diverses aplicacions necessiten rebre els canvis del mestre gairebé en temps real.
Fins i tot llavors, convé començar per una entitat i ampliar.
Errors freqüents
- Copiar el mestre a cada sistema «perquè vagi més ràpid», i tornar a tenir versions diferents al cap d'un mes.
- Declarar font d'autoritat el sistema més gran sense comprovar els criteris.
- Esborrar registres que ja no són vigents i trencar la història i els informes.
- No acompanyar la transició: si ningú no ajuda els usuaris de la font paral·lela a migrar, la continuaran fent servir.
- Oblidar les dades de referència externes (codis postals, CNAE, codis de país): també necessiten propietari i actualització.
Per què és important per a la IA
Un assistent o un model que s'alimenta de còpies divergents dona respostes divergents. Declarar les fonts d'autoritat de les entitats més utilitzades, i prioritzar-ne la qualitat, és un dels passos amb més retorn abans de qualsevol projecte d'IA.
A Bidatia ajudem a identificar i declarar fonts d'autoritat i a muntar-ne el govern sobre Microsoft Fabric, Purview o OpenMetadata. Per continuar, consulta qualitat de les dades i gestió de metadades.
Preguntes freqüents
Quina diferència hi ha entre dades mestres i dades de referència?
Les mestres descriuen entitats essencials amb cicle de vida propi, com clients o proveïdors. Les de referència són valors estables que classifiquen altres dades, com codis de país o el carrerer, i sovint provenen d'estàndards externs.
Cal un MDM per tenir una dada única?
No necessàriament. Es pot començar declarant fonts d'autoritat sobre les entitats més rellevants, amb criteris, responsables i aprovació formal, i valorar un MDM més endavant si cal.
Què és una font d'autoritat?
El conjunt de dades reconegut formalment com a única referència per a una entitat, amb qualitat contrastada, origen traçable, responsables i ús efectiu, aprovat per l'òrgan de govern de les dades.
Per què distribuir les dades mestres per referència i no per còpia?
Perquè cada còpia es desactualitza i divergeix. Accedint a la font mitjançant vistes o serveis, tothom fa servir la mateixa dada i els canvis arriben a tothom alhora.
Es poden esborrar les dades mestres?
El més habitual és la baixa lògica: marcar-les com a inactives. L'esborrat físic només es fa quan ho exigeix la protecció de dades o la política de conservació.